Elena Jaakkola

Tapahtuma on tilaisuus, Helena Vallo, Eija Häyrinen, 2016

 

Tapahtumien suunnittelu täytyy aloittaa hyvissä ajoin. Tämä vinkki otettiin välittömästi huomioon, kun lähdimme projektitiimin kanssa luomaan uutta tapahtumaa. Vaikka se voi tuntua aluksi hassulta, on se kuitenkin välttämätöntä. Nopeasti huomaa, että aikaa onkin enää rajallisesti jäljellä. Tapahtuman ideointi prosessi voi olla hauska ja tuulesta temmattu. Heittämällä muutama hullu idea ilmaan, voidaan päätyä hauskoihin lopputuloksiin. Näin kävi tapahtumamme Amazing Race teemaisen opiskelijatapahtuman kanssa.

​

Tapahtuman suunnitteluprosessi alkaessa, on otettava huomioon, mitä kaikkea tapahtuma vaatii onnistuakseen. Millainen ilme tapahtumalle luodaan? Millaisia oheismateriaaleja tarvitaan? Onko yhteistyökumppaneille, sponsoreille tarvetta? Millainen on tapahtuman sisältö ja tapahtumakaari? Mikä on tapahtuman vetonaula? Kuinka paljon maksaa? Onko teemaa? Lista voisi jatkua loputtomiin.

​

Tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa on otettava peruskysymykset näiden em. kanssa huomioon. Mitä? Mitkä ovat tapahtuman lähtökohdat, millaiselle tapahtumalle on kysyntää vai luodaanko sellainen. Kenelle? Kohderyhmän valitsimen on kriittinen tekijä jokaisessa asiassa. Esimerkiksi opiskelijatapahtumassamme oli selvää, että kohderyhmämme oli korkeakouluopiskelijat. Kohderyhmä määrittelee hyvin, miten edetä suunnittelussa. Miksi? Onko tapahtumalle kysyntää vai halutaanko sellainen luoda itse. Mitä tapahtumalla halutaan viestiä.

​

Kun tapahtumalle on luotu pohja, on sen mainostaminen aloitettava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Suunnitteluiden keskeneräisyys voi olla kuumottava tekijä, kun mainontaa aloitetaan, mutta mielessä täytyy pitää se valmis visio, ja myydä se mielikuva asiakkaalle. Ihmisiä on vaikea saada liikkeelle ja tästä syystä houkutteleminen täytyy aloittaa ajoissa. Mainonnan lisäksi myynti on toinen asia, mikä täytyy aloittaa ajoissa. Monet tapahtumat pitävät ennakkolipunmyyntejä. Onnistuessaan tämä nostaa tapahtuman kannattavuutta, kun osa lipuista on jo myyty varhaisessa vaiheessa. Myynnin jättäminen viimetinkaan on huono asia, sillä se korreloi välittömästi kävijämäärän kanssa.

​

Opiskelijtapahtumamme kanssa myynti aloitettiin kuukautta ennen. Joissakin tapauksissa tämä olisi ollut vaarallisen myöhään aloitettu, mutta opiskelijoiden ostokäyttäytymisen tuntien, myyntiä ei olisi kannattanut avata yhtään sen myöhemmin tai aikaisemmin. Myyntimme sujui hyvin, mutta kilpailevat tapahtuman karsivat osallistujamäärää. Tämä on yksi pointti, mikä on otettava huomioon tapahtumaa suunniteltaessa. Onko kilpailevia tapahtumia samaan aikaan? Esimerkiksi Ruisrock viikonloppuna ei kannata toisia festivaaleja lähetä järjestämään Turkuun.