Elena Jaakkola

Budjetoinnin mielettömyys, Pertti Åkerberg, 2006

​

Budjetointi on monelle mörkö, mikä kummittelee jokaisen projektin varjoissa. Sitä vältellään ja pallotellaan tiimin kesken, kunnes se on viimeinen asia listalla ja pakko tehdä. Budjetoinnista voi tehdä hauskaa ja niin siitä kannattaa tehdä. Tämä oli Pertti Åkerbergin kirjan punainen lanka. Budjetointia ei kannata ottaa turhan vakavissaan ja tehdä siitä hankalaa. Se voi olla hauskaa ja mielenkiintoista. Budjetoinnilla voidaan ennustaa tulevaa ja leikitellä eri skenaarioilla. Se on tapa varautua, ennakoida ja suunnitella loogisesti omaa toimintaa sekä tehdä siitä kannattavaa.

​

Niin kuin elämällä on yleensä tapana, se voi yllättää ja olla ennalta arvaamaton. Tulevaisuutta ei voi ennustaa veden varmana, mutta budjetti antaa vinkkiä toiminnan suunnasta. Se selittää rahanvirran. Minne rahaa menee ja mistä sitä tulee. Budjetin tavoitteena on tehdä tekemisestä kannattavaa. Sitä seuraamalla voi välttää sudenkuopat ja taloudellisen ahdingon. Näiden lisäksi budjetti motivoi toimimaan. Konkreettisesti esitetyt luvut paljastavat toiminnan puutteelliset epäkohdat ja antavat vinkkiä siitä, mitä toimenpiteitä täytyy tehdä, jota tekemisessä olisi jotain järkeä.

​

Loin tapahtumallamme yhteistyössä tilitiimiläisen kanssa kulu, - ja myyntibudjetin. Leikittelimme eri skenaarioilla: erinomainen, hyvä, tyydyttävä ja huono. Valitsimme niistä optimaalisimman ja todenmukaisimman ja rakensimme toimintamme sen ympärille. Pidimme myös tärkeänä, että budjetti pidetään avoimena tiedostona jokaiselle projektin tiimiläiselle. Näin jokainen sai tietoonsa projektin menot, kulut, saamiset sekä kriittisen pisteen. Avoimuus kannusti ja motivoi tiimiä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Huomasimme kuitenkin, että budjetti eli tapahtuman suunnittelun aikana, mikä on luonnollista. Tehtyjen budjettitaulukoiden avulla pystyimme kuitenkin pitämään taloudelliset asiat aisoissa ja projektin elossa. Tässä meitä helpotti ennalta tehdyt eri skenaariot. Olimme valmistautuneet niin sanotusti kaikkeen, eikä mikään tullut yllätyksenä.

​

Budjettien ympärille oli helppo rakentaa toimintastrategia. Kuinka monta lippua täytyy myydä ja mihin hintaan? Paljonko tarvitsemme sponsoreita? Mitä pystymme itse ostamaan? Paljonko? Näin ollen budjetointi kannattaa nostaa tehtävälistan kärkeen. Sitä ei kannata pitää pelottavana asiana. Tarttumalla härän sarviin, voi saada mielettömiä tuloksia.